Over de AVG
Per d.d. vrijdag 25 mei 2018 is de nieuwe Europese privacy wetgeving van kracht beter bekend onder de naam: AVG. Onderstaand treft u de uitwerking van de Flevo-Scouts zoals op d.d. 28-05-2018 aan al haar leden is gecommuniceerd.
De thema’s op deze pagina:
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Flevo-Scouts te Dronten, grotendeels via het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy
➹ Terug naar overzicht
Lidmaatschapsregistratie
De gegevens van een aspirant- lid worden op een aanmeldformulier door de ouders ingevuld. Deze gegevens zijn nodig in verband met het feit dat uw kind dan verzekerd is tijdens de opkomsten. Na de proefperiode van maximaal 3 opkomsten wordt de SEPA incasso-verklaring door de ouders aangeleverd. Dit ingevulde formulier wordt door de speltakleiding zo snel mogelijk en vertrouwelijk overgedragen aan de ledenadminstratie. De ledenadminsitratie verwerkt deze gegevens in SOL en draagt de SEPA gegevens over aan de penningmeester welke ook ingevoerd worden in SOL. Het nieuwe lid van de Flevo-Scouts krijgt vanuit SOL automatisch een bevestigingsmail, inclusief de toegangsgegevens naar het eigen, persoonlijk account. Leden kunnen dan zelf hun gegevens bijhouden in SOL. Daarnaast kan de ledenadministratie, de penningmeester en de secretaris persoonlijke gegevens aanpassen.
➹ Terug naar overzicht
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Per activiteit/kamp wordt een papieren versie van een gezondheidsformulier door de ouders ingevuld en als hard copy aan de leiding overgedragen. De leiding bewaart de formulieren vertrouwelijk tijdens het kamp. Na het kamp worden de formulieren bij de Groepsbegeleider ingeleverd, die deze formulieren nog 6 weken na afloop vertrouwelijk bewaart voordat ze vernietigd worden. Dit ivm het moeten kunnen overleggen van de evt verstrekte gegevens.
➹ Terug naar overzicht
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. De Flevo-Scouts te Dronten mogen deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet op eigen initiatief registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie, is daarmee de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
➹ Terug naar overzicht
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen ouders een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard door de penningmeester en machtigingsgegevens worden geregistreerd in SOL. De penningmeester en de voorzitter van de Flevo-Scouts te Dronten heeft inzicht in de financiële gegevens van de Flevo-Scouts.
➹ Terug naar overzicht
Contactlijsten
Iedere speltak-leiding heeft in SOL de beschikking over namen, adresgegevens, telefoonnummers en emailadressen van leden en ouders van de betreffende speltak. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Elk (jeugd-)lid van Scouting kan in SOL de gegevens van de leden van de eigen speltak inzien, waarbij sommige gegevens van een individueel lid afgeschermd kunnen zijn. Maakt de speltak wel gebruik van een fysieke lijst, dan staan alle ingevoerde gegevens vermeld, zonder de financiële gegevens. Deze fysieke lijsten in een afgesloten ruimte bewaard.
➹ Terug naar overzicht
Beeldmateriaal/Online media
De Flevo-Scouts te Dronten maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van de Flevo-Scouts en als herinnering. Deze kunnen zowel op social media als op de website www.flevo-scouts.nl en voor drukwerk (zoals oa Scouting Magazine) gebruikt worden. Bij lidmaatschapsregistratie en reeds leden wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze toestemming is altijd in te trekken, of mocht je bezwaar hebben tegen een gepubliceerde foto dan kan je dit melden via: voorzitter@flevo-scouts.nl en zal indien mogelijk de betreffende foto verwijderd worden.
➹ Terug naar overzicht
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
➹ Terug naar overzicht
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert de Flevo-Scouts binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden voorzitter@flevo-scouts.nl Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
➹ Terug naar overzicht
Relevante documenten
Voor het in bezit hebben van bepaalde gegevens dienen wij schriftelijk akkoord te hebben. Met deze documenten kunt u de Flevo-Scouts toestemming geven voor specifiek gebruik. Denk bijvoorbeeld aan een overzicht van medicijngebruik van uw kind tijdens kamp.